استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في أرشفة البيانات

انموذج مقترح في قسم التدقيق والفحص الضريبي في الهيئة العامة للضرائب

الملخص

يشهد عالمنا الحالي تطورات هائلة في إتاحة الفرص أمام المنظمات والوحدات الإدارية باستخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات واعتمادها بالعمل الإداري لأهميتها في إنجاز الأعمال بدقة وسرعة أكبر، وسهولة التواصل مع كافة الأطراف المتعاملة معها باستخدام وسائل الاتصال المختلفة بالاعتماد على شبكات الإنترنت. فقد تناول البحث دراسة الأنظمة الإلكترونية المصممة وإعتمادها في تكوين أو بناء قاعدة بيانات لأرشفة البيانات والتي تعد الأسلوب الأساس بالمنظمات والوحدات الإدارية في الدول المتقدمة. حيث يعمل هذا النظام على تحويل الوثائق والعمليات اليدوية ومرفقاتها إلى عمليات ووثائق ضمن سجلات إلكترونية يتم فهرستها بشكل متسلسل على حسب رقم الكتاب أو الوثيقة وحفظها في قاعدة البيانات لأرشفتها، وقد إعتمد البحث على تصميم نظام إلكتروني في قسم التدقيق والفحص الضريبي لأرشفة بينات المكلفين وحفظها في قاعدة بيانات باستخدام برنامج الجداول الإلكترونية (Microsoft Excel) وإنشاء بريد إلكتروني يساعد في تواصل المكلفين مع القسم بشكل إلكتروني لسهولة الحصول على البيانات المطلوب تدقيقها وسهولة حفظها ضمن النظام وسرعة الوصول إليها في أي وقت. وإن أهم ماتوصل إليه البحث هو أهمية أرشفة البيانات بشكل إلكتروني وحمايتها من المخاطر التي قد تحدث. ولم يقتصر ذلك على منظمة أو وحدة إدارية معينة بل يشمل كافة المنظمات بنوعيها الحكومية وغير الحكومية بما فيها الدوائر الضريبية بكافة أقسامها وبالأخص قسم التدقيق والفحص الضريبي لكونه يمثل جوهر عمل الإدارة الضريبية في تحقيق العدالة الضريبية للتأكد من صحة نتائج حسابات المكلفين، مع الأخذ بنظر الإعتبار ضرورة تصميم الأنظمة الإلكترونية التي تساعد في أرشفة البيانات وتوثيقها بشكل قابل للتعديل وفق التطورات والتغييرات التي تطرأ على العمل، كما ينبغي إنشاء بريد إلكتروني خاص بالقسم لسهولة إتصال المكلفين به وتزويده بالبيانات بشكل إلكتروني ومباشر.